Как правильно проводить собрание жильцов дома

Общее собрание жильцов — недооцененный инструмент управления качеством жизни в многоквартирном доме (МКД). Чтобы решения, принятые собственниками, работали, нужно правильно провести процедуру. Это трудоемкий процесс, требующий инициативности и терпения.

Какие вопросы стоит решать коллективно, как организовать и провести собрание собственников многоквартирного дома — рассказываем в нашей инструкции.

Зачем проводить общее собрание жильцов

Проводить общее собрание собственников (ОСС) — обязанность жителей МКД. ОСС должны проходить ежегодно, обычно — во втором квартале. Или в другое время, удобное жильцам (его тоже утверждают на собрании).

Если есть срочный вопрос, требующий совместного решения, можно провести внеочередной сбор владельцев жилья. Время его проведения не регламентировано, а инициатором, согласно Жилищному кодексу (ЖК РФ), может быть любой собственник, причем не только квартиры, но и других помещений, например подвала, чердака (они могут быть в собственности города) или нежилого первого этажа, где расположен магазин. Кроме владельцев площадей, организовать собрание собственников могут:

• ГКУ Дирекция ЖКХиБ административных округов Москвы (только в Москве);
• управляющая компания;
• орган местного самоуправления. 

На собрании голосуют по вопросам, актуальным для управления домом. Например, специалисты по вопросам ЖКХ отмечают, что в каждом МКД должен быть совет с назначенным председателем. Но на практике состав совета может быть не определен или же председатель ненастоящий, фиктивный. Тогда в повестку самого первого собрания нужно включить организационные вопросы. Такие как выбор совета дома, назначение председателя, счетной комиссии, секретаря.

Какие вопросы решает общее собрание жильцов

Подробно об этом говорится в ст. 44 Жилищного кодекса РФ.

Сфера компетенции общего собрания собственников описывается следующими основными проблемами:

все, что связано с реконструкцией МКД, включая расширение и надстройку, возведение новых хозпостроек и других зданий;

• капитальный ремонт и сопутствующие вопросы, например размер взноса на капремонт, если он превышает установленный, взятие кредита под капремонт и размещение средств фонда капремонта на депозите;
• решения об использовании общедомового имущества (подвал, лестничные клетки, чердак, подъезд) — переустройство, перепланировка, доступ к нему;
• использование и благоустройство земельного участка, считающегося общим;
• установка видеокамер, шлагбаумов, забора;
• установка и использование дохода от рекламных конструкций и объявлений;
• инициирование создания или ремонта социальной инфраструктуры в микрорайоне и рядом с домом. 

С чего начать организацию собрания

Ответ на вопрос, как проводить собрания дома, зависит от того, есть ли действующий совет и его председатель. Найти информацию об этом можно на сайте «Реформа ЖКХ». Если совет существует и он действующий, провести общее собрание собственников многоквартирного дома будет гораздо проще. Потому что у совета, скорее всего, установлен контакт с управляющей компанией и есть связь с собственниками квартир.

Если уполномоченного органа нет, то инициативным жильцам придется начинать процесс с нуля. Первое, что нужно сделать, — это найти единомышленников. Одному организовать и провести общее собрание дома, в котором несколько десятков квартир, практически невозможно.

Предстоит поговорить с соседями, выяснить, готовы ли они подключиться к процессу или знают того, кто хочет или может присоединиться. Можно составить, распечатать и положить в почтовые ящики объявление. Его пишут в произвольной форме. Главное — представиться (ФИО, номер квартиры), оставить контакт для связи и внятно описать проблему, для решения которой нужно провести собрание жильцов многоквартирного дома. 

Последующие шаги

Познакомившись с соседями и заручившись их поддержкой — она будет кстати, когда нужно будет делать обход квартир, — можно приступать к следующим шагам подготовки собрания. Дел предстоит много:

Выбрать, где и когда состоится собрание.

• Составить повестку собрания.
• Обойти квартиры, чтобы взять контакты жильцов, рассказать им о собрании и предложить поучаствовать в организации мероприятия финансово.
• Уведомить город и остальных потенциальных участников о предстоящем собрании.
• Определить, сколько голосов будет у владельца каждого помещения.
• Сделать бюллетени, которые будут использоваться при голосовании.
• Явиться на собрание, провести его и голосование, забрать у голосовавших бюллетени.
• Провести подсчет голосов.
• Написать протокол, направить его в УК или сразу в жилищную инспекцию.

Остановимся подробно на каждом этапе. 

Место и время

Выяснить предпочтения жильцов о том, в какое время года и дня собрание будет для них наименее обременительным, можно при первом знакомстве, на этапе формирования инициативной группы. Если всем удобно общаться в чате, его можно создать тогда же.

Трудность в определении даты связана с поиском помещения. Обычно собрания проводят в многоквартирном доме в чьей-то квартире или же на улице. Квартиры, скорее всего, будут слишком малы (если организатор рассчитывает на успех и высокую явку). А для встреч на улице в российском климате подходит несколько месяцев в году, которые к тому же ценны для дачников. То есть многие уезжают. 

Еще один вариант — обратиться в орган местного самоуправления. Так как проводить собрание жильцов — обязанность собственников, власти должны будут помочь. Например, выделив спортивный или актовый зал в ближайшей школе на несколько часов в установленный день. 

Повестка собрания

Повестку пишут в относительно произвольной форме. Но есть элементы, которые являются обязательными. Необходимо указать адрес дома, ФИО и контакты того, кто инициировал собрание, а также форму, в которой оно пройдет. 

Собрание может быть:

• очным; 
• заочным;
• очно-заочным. 

Последняя подразумевает, что голосовать по вопросам повестки можно, не только заполнив бюллетень для голосования, но и с использованием специальной информационной системы, то есть онлайн. Например, с помощью Государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ). Есть и другие сервисы для голосования. Важно убедиться в их корректной работе. 

Далее нужно перечислить вопросы, ради решения которых нужно провести общее собрание жильцов. В частности, определить состав совета дома, выбрать председателя совета, сформировать счетную комиссию, назначить секретаря совета. Это если собрание проводится впервые. Но могут быть и другие практические запросы: установка новых спортивных тренажеров на прилегающей к дому территории, обновление покрытия на детской площадке и тому подобные. 

Готовую повестку нужно разместить в открытом доступе в интернете. Если у дома нет странички для жильцов, инициатору придется создать сайт в бесплатном конструкторе и повесить повестку туда. 

Обход квартир

Если собрание проходит впервые, обход квартир нужен в том числе для знакомства со всеми. Кроме того, если формируется функциональный совет дома, который действительно будет заниматься разрешением бытовых вопросов, потребуются контакты всех жильцов. Это необходимая часть организации, потому что существует регламент об уведомлении собственников о грядущем собрании. Также понадобится согласие на обработку персональных данных — все собственники должны его подписать.

Еще один момент — деньги на организацию и проведение общего сбора. Эксперты рекомендуют оставить это предложение хотя бы до второго собрания. Если при первом обходе и знакомстве сразу просить деньги, желающих посетить мероприятие может быть гораздо меньше.

Это означает, что самое первое собрание инициатор, скорее всего, проведет за свой счет. В зависимости от размера дома на это может понадобиться от 20 тыс. до 30 тыс. рублей. Это расходы на бумагу, печать и почтовые уведомления. Если правильно провести собрание жильцов дома, то расходы потом можно взыскать с управляющей компании.

Ходить по квартирам эффективнее в паре: мужчина и женщина. Это важно в том числе для безопасности, так как собственники бывают разные.

Уведомление о собрании

Уведомлять о собрании необходимо не позднее чем за 10 дней до даты его проведения. Кроме жильцов, уведомить нужно и город. В Москве, например, повестку нужно отнести и зарегистрировать в канцелярии или отправить заказным письмом в ГКУ ИС района (это «филиал» городского департамента имущества). 

Собственников тоже нужно уведомлять заказным письмом или же взять информированное согласие — житель дома должен расписаться о том, что уведомлен о предстоящем собрании и его повестке. 

Расчет голосов

Один из самых непростых пунктов, потому что для расчета применяется сложная формула. Не у каждого инициатора собрания есть время погружаться в детали — тогда можно обратиться к специалистам. Но им понадобится документ с информацией об объеме площадей в доме, комнатности квартир и количестве собственников.

Бюллетени для голосования

Голосовать по вопросам повестки можно очно, то есть отдать бюллетень председателю совета, или заочно, через информационные системы. Такие как, например, ГИС ЖКХ, «Сквер» или портал «Госуслуги». 

В шаблоне бюллетеня обязательно должно быть место для:

• ФИО
• Номера и площади квартиры
• Информации о документах, подтверждающих право собственности
• Вариантов ответа «за», «против» и «воздержался» для каждого вопроса

Если предполагается заочное голосование, информацию о нем тоже нужно внести в бюллетень. Тогда участник собрания сможет воспользоваться системой и администратор учтет его голос в ней.

Собрание и подсчет голосов

Собрание может пройти спокойно, а может превратиться в заседание недовольных соседей. Поэтому важно, чтобы его вел человек с опытом руководства (обычно он же является председателем совета дома) — директор школы или военный, например. 

Ведущий приветствует присутствующих, зачитывает вопросы из повестки, спрашивает, какие есть замечания и пожелания, выслушивает их, затем предлагает проголосовать. И так по каждому пункту. Поэтому, чтобы собрание не тянулось часами, люди не уставали и не путались, важно не перегружать повестку вопросами, а включать только действительно необходимые.

Собрания с личной встречей могут помочь установить контакт между жильцами и сплотить их. Но формально очная форма собрания не является обязательной. Можно голосовать в электронном виде или же раздать жильцам бюллетени. По окончании голосования люди опустят заполненные листы в специальный почтовый ящик (часто выбирают ящик председателя совета дома).

Для положительного решения по большинству вопросов достаточно кворума, то есть 50% голосов. Более 50% и даже 2/3 голосов собственников нужны, когда речь идет о капитальном ремонте дома, распоряжении деньгами, реконструкции или сносе дома, хозяйственное управление общедомовым имуществом. Голоса необходимо посчитать в течение 5–7 дней после собрания. 

Протокол

Протокол составляет секретарь совета. В документе указывают адрес дома, общую площадь помещений, инициатора собрания (а также членов совета), место хранения протоколов и решений. Документу присваивают № 1, если это первое собрание в календарном году, и так далее. Затем пишут результаты голосования по каждому вопросу. Если кворум не был собран, это тоже указывают. 

Нужно подготовить четыре экземпляра протокола. Один из них плюс все бюллетени и другие документы (уведомления, повестка, реестр собственников, список присутствовавших) сдают в управляющую компанию. А она в свою очередь — в жилищную инспекцию.

Если управляющая компания откажется ставить печать о принятии документов, можно сходить в жилинспекцию напрямую. Один экземпляр хранит у себя председатель. Для жителей протокол можно опубликовать в интернете, отправить ссылку в чат или/и разместить на доске объявлений в подъезде.

По словам экспертов, на подготовку и проведение собрания нужно от трех до четырех недель.

Читайте также: Как благоустроить двор за счет государства